Legalizzazione documenti: cos’è, quando serve e come ottenerla

Quando un documento italiano deve essere utilizzato all’estero, spesso è necessario effettuare la legalizzazione dei documenti.

La legalizzazione di un documento è una procedura amministrativa che serve a certificare l’autenticità della firma apposta su un atto pubblico, permettendo così che il documento sia riconosciuto anche dalle autorità di un altro Paese.

La legalizzazione documenti per l’estero è richiesta molto spesso per:

• documenti personali
• certificati anagrafici
• atti notarili
• titoli di studio
• documenti societari

Questi documenti devono essere presentati, ad esempio, presso consolati, università, ambasciate o amministrazioni pubbliche straniere.

In questa guida vediamo cos’è la legalizzazione dei documenti, quando è necessaria e come legalizzare un documento in Italia.

Cos’è la legalizzazione dei documenti

La legalizzazione dei documenti è una procedura amministrativa che serve a confermare l’autenticità della firma presente su un documento pubblico.

In pratica, l’autorità che esegue la legalizzazione del documento verifica che:

• la firma sul documento sia autentica
• il funzionario che ha firmato il documento sia autorizzato a farlo
• il documento provenga effettivamente dall’ente che lo ha rilasciato

È importante sapere che la legalizzazione non certifica il contenuto del documento, ma garantisce soltanto l’autenticità della firma e del timbro dell’autorità che lo ha emesso.

Grazie alla legalizzazione dei documenti per l’estero, l’atto può essere riconosciuto legalmente anche in un altro Paese.

Come ottenere la legalizzazione di un documento

La procedura per legalizzare un documento segue generalmente alcuni passaggi.

1. Ottenere il documento originale

Il primo passo consiste nel procurarsi il documento originale rilasciato dall’autorità competente, come ad esempio:

• Comune
• Tribunale
• Notaio
• Università
• Camera di Commercio

2. Tradurre il documento (se necessario)

Se il documento deve essere utilizzato in un Paese con lingua diversa, potrebbe essere necessario effettuare una traduzione giurata o traduzione asseverata.

In molti casi la traduzione del documento deve essere effettuata prima della legalizzazione.

3. Presentare il documento all’autorità competente

Il documento deve essere presentato presso l’ente che si occupa della legalizzazione documenti in Italia, ad esempio:

• Prefettura
• Procura della Repubblica
• Camera di Commercio

L’autorità competente verifica l’autenticità della firma del pubblico ufficiale.

4. Applicazione della legalizzazione

Una volta completate le verifiche, l’autorità applica un timbro o un certificato di legalizzazione che conferma l’autenticità della firma.

Dopo la legalizzazione del documento, l’atto può essere utilizzato ufficialmente all’estero.